home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #15 / Monster Media Number 15 (Monster Media)(July 1996).ISO / finance / bud40.zip / BUDGET.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-02-04  |  40KB  |  1,594 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                                  E A S Y    B U D G E T
  17.  
  18.  
  19.  
  20.                                       VERSION 4.0
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                               U S E R         M A N U A L
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.                       COPYRIGHT (C) 1996  CLARENCE EDWARD RILEY
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                                    E A S Y  B U D G E T
  64.  
  65.  
  66.                               SOFTWARE REGISTRATION AGREEMENT
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.        Registered Version:
  72.  
  73.        This  software is registered to you to be used on any single
  74.        machine. It may not be  used by more than you  nor on more than
  75.        one machine simultaneously.  You are not  allowed  to make  any
  76.        copies of this software. You may not transfer this software to a
  77.        third party. These policies will take affect on the day you receive
  78.        your software. Your registration is  revoke  automatically  if you
  79.        fail  to comply with any terms or conditions of this agreement.
  80.  
  81.  
  82.        Unregistered Version:
  83.  
  84.        The Unregistered Version of this software system can be copied and
  85.        distributed by  individuals or  software  distributors. You  are
  86.        not allowed  to delete or  modify any  of the files that make up
  87.        this system without the written permission of CLARENCE E. RILEY.
  88.        Software distributors can only  receive a reasonable fee  (up to
  89.        $6) for distributing this software system.
  90.  
  91.  
  92.        Registered And Unregistered Versions:
  93.  
  94.        This program is distributed "AS IS". CLARENCE E. RILEY or any
  95.        software distributor cannot be held liable to you for any damages,
  96.        lost profits, lost saving, or any type of loses or damages
  97.        regardless of the circumstances.
  98.  
  99.        NO PART OF THIS MANUAL MAY BE REPRODUCED OR TRANSMITTED IN ANY FORM
  100.        FOR ANY PURPOSE WITHOUT THE EXPRESS WRITTEN PERMISSION OF CLARENCE
  101.        E. RILEY.
  102.  
  103.  
  104.        COPYRIGHT CLARENCE E. RILEY 1996. ALL RIGHTS RESERVED.
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.                                          I
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.                                     CONTENTS
  123.  
  124.         1. GETTING STARTED.
  125.            Welcome.                                               1
  126.            System Requirements.                                   1
  127.            Installing The Software.                               1
  128.            Program Set-up.                                        1
  129.  
  130.         2. THE MAIN MENU.
  131.            The Database Inquire/Update Menu.                      2
  132.            The Report Menu.                                       2
  133.            The Update Menu.                                       3
  134.            Display Set-Up Instructions.                           3
  135.            Print Registration Form.                               3
  136.            Print Program User Manual                              3
  137.            LICENSE/DISCLAIMER/COPYRIGHT.                          3
  138.  
  139.         3. THE DATABASE MENU.
  140.            Add A Budget Record.                                   4
  141.            Edit A Budget Record.                                  5
  142.            Browse A Budget Record.                                5
  143.            Delete A Budget Record.                                5
  144.            Budget Record Look-up.                                 6
  145.  
  146.         4. THE REPORT MENU.
  147.            Display Report-A To Screen.                            7
  148.            Print Report-A.                                        7
  149.            Print Report-B For A Specific Record.                  8
  150.            Print Report-B For All Records.                        8
  151.            Display Report-C To Screen.                            8
  152.            Print Report-C.                                        9
  153.            Budget Record Look-Up                                  9
  154.  
  155.         5. THE UPDATE MENU.
  156.            Organization Information.                              10
  157.            Enter Income/Expense Titles                            10
  158.            Update System Database.                                10
  159.            Backup System Database.                                11
  160.            Restore System Database.                               11
  161.  
  162.         6. APPENDIX  A.
  163.            Budget Record Screen Layout.                           12
  164.            Budget System Screen Layout.                           16
  165.  
  166.         8. APPENDIX  B.
  167.            Other Software Titles.                                 19
  168.  
  169.         9. APPENDIX  C.
  170.            Glossary                                               20
  171.  
  172.        10. APPENDIX  D.
  173.            Budget System Notes.                                   21
  174.  
  175.  
  176.                                         II
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.                                 GETTING STARTED
  182.  
  183.  
  184.        WELCOME.
  185.  
  186.        Thank you  for using  EASY BUDGET.  You will find this software
  187.        very easy to use. However, we are providing this user manual to
  188.        assist you in using the program. Please call or write
  189.        us with your comments or suggestions.
  190.  
  191.        SYSTEM REQUIREMENTS.
  192.  
  193.        EASY BUDGET can run on all 100% IBM compatible, including the IBM
  194.        PC, XT, and AT models. It requires DOS versions  2.1 or higher.
  195.        Your "CONFIG.SYS" file should allow at least 20 files to be open
  196.        (see your DOS manual).
  197.  
  198.        INSTALLING THE SOFTWARE.
  199.  
  200.        EASY BUDGET can run on a floppy disk system, but we recommend that
  201.        you install it on your hard drive. To install the software enter
  202.        the program disk into the "A"  drive and type install, then press
  203.        the enter key. At this time, a new sub-directory called "BUDGET"
  204.        will be created and all files needed to run the software will be
  205.        copied into the new sub-directory. Then enter "GO" to start the
  206.        program.
  207.  
  208.  
  209.        PROGRAM SET-UP.
  210.  
  211.        Before you can start building budget records with Easy Budget, you
  212.        must first go to the Update Menu and choose Option 2 for entering
  213.        your Income and Expense Titles. Up to 6 incomes and 33 expenses can
  214.        be used. The system screens and reports will reflect information
  215.        only for the titles that are not left blank. You can update these
  216.        titles at anytime.
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.                                    PAGE   1
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.                                       MAIN MENU
  241.  
  242.  
  243.        EASY BUDGET  -  is a menu-driven system that requires in most cases
  244.        just pushing a few buttons to accomplish a task. On the Main Menu
  245.        you have up to eight options to choose from. Be sure to read the
  246.        program  set-up section on page 1 before using this software.
  247.  
  248.  
  249.              ******************************************************
  250.              *                M A I N  M E N U                    *
  251.              *                  EASY  BUDGET                      *
  252.              ******************************************************
  253.  
  254.              ******************************************************
  255.              *       1.   DATABASE MENU.                          *
  256.              *                                                    *
  257.              *       2.   REPORT MENU.                            *
  258.              *                                                    *
  259.              *       3.   UPDATE MENU.                            *
  260.              *                                                    *
  261.              *       4.   DISPLAY SET-UP INSTRUCTIONS.            *
  262.              *                                                    *
  263.              *       5.   PRINT REGISTRATION FORM.                *
  264.              *                                                    *
  265.              *       6.   PRINT PROGRAM USER MANUAL.              *
  266.              *                                                    *
  267.              *       7.   LICENSE/DISCLAIMER/COPYRIGHT.           *
  268.              *                                                    *
  269.              *       8.   EXIT EASY BUDGET.                       *
  270.              ******************************************************
  271.  
  272.  
  273.        OPTION-1  ---  DATABASE MENU.
  274.  
  275.                       Use this  option when you  need to  browse, edit,
  276.                       add, and delete a budget record from the database.
  277.                       You  will find six sub-options when  you select
  278.                       this option from the Main Menu. See page 4 for these
  279.                       sub-options.
  280.  
  281.  
  282.        OPTION-2  ---  REPORT MENU.
  283.  
  284.                       Use this option when you  need  to print  reports or
  285.                       display information from the budget file to the
  286.                       screen. You will find  eight sub-options when you
  287.                       select this option from the Main Menu. See page 7
  288.                       for these sub-options.
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.                                    PAGE   2
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.                                   MAIN MENU
  300.  
  301.  
  302.        EASY BUDGET  -  is a menu-driven system that requires in most cases
  303.        just pushing a few buttons to accomplish a task. On the Main Menu
  304.        you have up to eight options to choose from. Be sure to read the
  305.        program  set-up section on page 1 before using this software.
  306.  
  307.  
  308.        OPTION-3  ---  UPDATE MENU.
  309.  
  310.                       Use this option to keep the budget database and
  311.                       system database up-to-date at all times. You will
  312.                       find six sub-options when you select this option
  313.                       from the Main Menu. See page 10 for these sub-
  314.                       options.
  315.  
  316.  
  317.        OPTION-4  ---  DISPLAY SET-UP INSTRUCTIONS.
  318.  
  319.                       In this option you will find special instructions
  320.                       needed to operate Easy Budget.
  321.  
  322.  
  323.        OPTION-5  ---  PRINT REGISTRATION FORM.
  324.  
  325.                       This option will print a registration form to your
  326.                       printer.
  327.  
  328.  
  329.        OPTION-6  ---  PRINT PROGRAM USER MANUAL.
  330.  
  331.                       This option will print the program user manual to
  332.                       your printer.
  333.  
  334.  
  335.        OPTION-7  ---  LICENSE/DISCLAIMER/COPYRIGHT.
  336.  
  337.                       Please read this important information. There are
  338.                       some legal aspects about this system.
  339.  
  340.  
  341.        OPTION-8  ---  EXIT EASY BUDGET.
  342.  
  343.                       Use this option to exit EASY BUDGET.
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.                                    PAGE   3
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.                               THE DATABASE MENU
  359.  
  360.  
  361.        You can enter the Inquire/Update Menu by selecting option-1 under
  362.        the Main Menu. It consist of six sub-options.
  363.  
  364.  
  365.              ******************************************************
  366.              *                    DATABASE MENU                   *
  367.              *                     EASY BUDGET                    *
  368.              ******************************************************
  369.  
  370.              ******************************************************
  371.              *       1.   ADD A BUDGET RECORD.                    *
  372.              *                                                    *
  373.              *       2.   EDIT A BUDGET RECORD.                   *
  374.              *                                                    *
  375.              *       3.   BROWSE A BUDGET RECORD.                 *
  376.              *                                                    *
  377.              *       4.   DELETE A BUDGET RECORD.                 *
  378.              *                                                    *
  379.              *       5.   BUDGET RECORD LOOK-UP.                  *
  380.              *                                                    *
  381.              *       6.   EXIT DATABASE MENU.                     *
  382.              ******************************************************
  383.  
  384.  
  385.        OPTION-1  ---  ADD A BUDGET RECORD.
  386.  
  387.                       Use this option to create a budget record. Each
  388.                       budget record will contain a starting and ending
  389.                       period. The "TOTALS = Y" field will determine if the
  390.                       individual record totals, will be included on budget
  391.                       Report-C totals. After the end of a fiscal year
  392.                       changing all records for the year to "TOTALS = N"
  393.                       may be an alternative to deleting the records. The
  394.                       record number will be automatically assigned by Easy
  395.                       Budget. This is done to eliminate having the same
  396.                       record number for  two different records. When
  397.                       adding a new record, a Starting Period must be
  398.                       entered. If a Starting Period is not entered,  the
  399.                       budget record will not be added.
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.                                    PAGE   4
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.                               THE DATABASE MENU
  418.  
  419.  
  420.        You can enter the Inquire/Update Menu by selecting option-1 under
  421.        the Main Menu. It consist of six sub-options.
  422.  
  423.  
  424.        OPTION-2  ---  EDIT A BUDGET RECORD.
  425.  
  426.                       Use this option when you need to edit a budget
  427.                       record. Every  field except the record number
  428.                       can be updated. The record number can not be
  429.                       updated. If this field was allowed to be edited
  430.                       duplicate record numbers may exist within the
  431.                       system. You must enter the 5 digit record number
  432.                       to access a budget record.
  433.  
  434.  
  435.        OPTION-3  ---  BROWSE A BUDGET RECORD.
  436.  
  437.                       Use this option when you need to browse a budget
  438.                       record. No information about the budget can be
  439.                       edited. You must enter the 5 digit record number
  440.                       to access a budget record.
  441.  
  442.  
  443.        OPTION-4  ---  DELETE A BUDGET RECORD.
  444.  
  445.                       Use this option to delete a budget record.  This
  446.                       option will only mark the record for deletion. You
  447.                       can still unmark the record from deletion until you
  448.                       select the "UPDATE SYSTEM FILE" option from the
  449.                       Update Menu. You must enter the 5 digit record
  450.                       number to access a budget record.
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.                                    PAGE   5
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.                               THE DATABASE MENU
  477.  
  478.  
  479.        You can enter the Database Menu by selecting option-1 under the
  480.        Main Menu. It consist of six sub-options.
  481.  
  482.  
  483.        OPTION-5  ---  BUDGET RECORD LOOK-UP.
  484.  
  485.                       Use this option to find a record number by using
  486.                       the budget Starting Period. For example, to  find
  487.                       the record number for budget period "01/16/93 to
  488.                       01/31/93". You will type  "01/16/93" and a display
  489.                       of  all  records beginning with that budget Starting
  490.                       Period will display to the screen.
  491.  
  492.  
  493.        OPTION-6  ---  EXIT DATABASE MENU.
  494.  
  495.                       Use this option to exit the DATABASE MENU and return
  496.                       to the MAIN MENU.
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.                                     PAGE   6
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                THE REPORT MENU
  536.  
  537.  
  538.        You can enter the Report Menu by selecting option-2 under the Main
  539.        Menu. It consist of eight sub-options.
  540.  
  541.  
  542.              ******************************************************
  543.              *                  REPORT MENU                       *
  544.              *                  EASY  BUDGET                      *
  545.              ******************************************************
  546.  
  547.              ******************************************************
  548.              *       1.   DISPLAY REPORT-A TO SCREEN.             *
  549.              *                                                    *
  550.              *       2.   PRINT REPORT-A.                         *
  551.              *                                                    *
  552.              *       3.   PRINT REPORT-B FOR A SPECIFIC RECORD.   *
  553.              *                                                    *
  554.              *       4.   PRINT REPORT-B FOR ALL RECORDS.         *
  555.              *                                                    *
  556.              *       5.   DISPLAY REPORT-C TO SCREEN.             *
  557.              *                                                    *
  558.              *       6.   PRINT REPORT-C.                         *
  559.              *                                                    *
  560.              *       7.   BUDGET RECORD LOOK-UP.                  *
  561.              *                                                    *
  562.              *       8.   EXIT REPORT MENU.                       *
  563.              ******************************************************
  564.  
  565.  
  566.        OPTION-1  ---  DISPLAY REPORT-A TO SCREEN.
  567.  
  568.                       Use this option to display a list of all records
  569.                       in the database to the screen. The following
  570.                       information will be displayed for each budget
  571.                       record: record number, starting period, ending
  572.                       period, total income, total expenses, and balance.
  573.                       At the end of the report, a total of all incomes,
  574.                       expenses, and balances will be given.
  575.  
  576.  
  577.        OPTION-2  ---  PRINT REPORT-A.
  578.  
  579.                       Use this option to print a list of all records
  580.                       in the database to the printer. The following
  581.                       information will be printed for each budget
  582.                       record: record number, starting period, ending
  583.                       period, total income, total expenses, and balance.
  584.                       At the end of the report, a total of all incomes,
  585.                       expenses, and balances will be given.
  586.  
  587.  
  588.  
  589.                                    PAGE   7
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.                                 THE REPORT MENU
  595.  
  596.  
  597.        You can enter the Report Menu by selecting option-2 under the Main
  598.        Menu. It consist of eight sub-options.
  599.  
  600.  
  601.        OPTION-3  ---  PRINT REPORT-B FOR A SPECIFIC MEMBER.
  602.  
  603.                       Use this option to print a one page report for a
  604.                       specific record. All information contained on screen
  605.                       one for the budget records will be printed. The
  606.                       report will contain record number, starting period,
  607.                       ending period, titles, and amounts for each income
  608.                       and expense. All comments from screen 2 will also be
  609.                       printed.
  610.  
  611.  
  612.        OPTION-4  ---  PRINT REPORT-B FOR ALL RECORDS.
  613.  
  614.                       Use this option to print a one page (per record)
  615.                       report on all information contained on screen one
  616.                       for all budget records in the database. The report
  617.                       will contain record number, starting period, ending
  618.                       period, titles, and amounts of each income and
  619.                       expense. All comments from screen 2 will also be
  620.                       printed on this report.
  621.  
  622.  
  623.  
  624.        OPTION-5  ---  DISPLAY REPORT-C TO SCREEN.
  625.  
  626.                       Use this option to display a list of the total
  627.                       incomes and expenses for every record in the data-
  628.                       base combined into one. This will give you a year-
  629.                       to-date out look of your budget. Only records that
  630.                       are marked "TOTALS = Y" will be totaled. The
  631.                       Comments and Periods will be taken from the
  632.                       information that was entered on SCREEN-2 from the
  633.                       Update Menu (Option-2).
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.                                    PAGE   8
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.                                 THE REPORT MENU
  654.  
  655.  
  656.        You can enter the Report Menu by selecting option-2 under the Main
  657.        Menu. It consist of eight sub-options.
  658.  
  659.  
  660.        OPTION-6  ---  PRINT REPORT-C.
  661.  
  662.                       Use this  option to print a list of the total
  663.                       income and expenses for every record in the data-
  664.                       base . This will give you a year-to-date out look
  665.                       of your budget. Only records that are marked "TOTALS
  666.                       = Y" will be totaled. The Comments and Period will
  667.                       be taken from the information that was entered on
  668.                       Screen 2 from the update menu (Option-2).
  669.  
  670.  
  671.        OPTION-7  ---  BUDGET RECORD LOOK-UP.
  672.  
  673.                       Use this  option to find a record number by using
  674.                       the budget Starting Period. For example, to  find
  675.                       the record number for budget period "01/16/93 to
  676.                       01/31/93." You will type "01/16/93" and a display
  677.                       of  all  records beginning with that budget Starting
  678.                       Period will display to the screen.
  679.  
  680.  
  681.        OPTION-8  ---  EXIT REPORT MENU.
  682.  
  683.                       Use this option to exit the REPORT MENU and return
  684.                       to the MAIN MENU.
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.                                    PAGE   9
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.                                 THE UPDATE MENU
  713.  
  714.  
  715.        You can enter the Update Menu by selecting Option-3 under the Main
  716.        Menu. It consist of six sub-options.
  717.  
  718.  
  719.               ******************************************************
  720.               *                  UPDATE MENU                       *
  721.               *                 EASY  BUDGET                       *
  722.               ******************************************************
  723.  
  724.               ******************************************************
  725.               *       1.   ENTER USER INFORMATION.                 *
  726.               *                                                    *
  727.               *       2.   ENTER INCOME/EXPENSE TITLES.            *
  728.               *                                                    *
  729.               *       3.   UPDATE SYSTEM DATABASE.                 *
  730.               *                                                    *
  731.               *       4.   BACKUP SYSTEM DATABASE.                 *
  732.               *                                                    *
  733.               *       5.   RESTORE SYSTEM DATABASE.                *
  734.               *                                                    *
  735.               *       6.   EXIT UPDATE MENU.                       *
  736.               ******************************************************
  737.  
  738.  
  739.        OPTION-1  ---  ENTER USER INFORMATION.
  740.  
  741.                       Use this option to display or update the user
  742.                       information. Such information as name, address, and
  743.                       phone number can be displayed. This information will
  744.                       appear in the heading of all your printed reports.
  745.  
  746.  
  747.        OPTION-2  ---  ENTER INCOME/EXPENSE TITLES.
  748.  
  749.                       Use this option (screen 1) to enter the Period for
  750.                       the fiscal year and to enter the income and expense
  751.                       titles you will need on your individual budget
  752.                       records. Only the income and expenses that are
  753.                       assigned titles will appear on Easy Budget screens
  754.                       and reports. On Screen-2 you will enter comments
  755.                       that effect the entire system and current fiscal
  756.                       year.
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.                                    PAGE  10
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.                                 THE UPDATE MENU
  772.  
  773.  
  774.        You can enter the System File Update Menu by selecting option-4
  775.        under the Main Menu. It consist of six sub-options.
  776.  
  777.  
  778.        OPTION-3  ---  UPDATE SYSTEM DATABASE.
  779.  
  780.                       Use this option to update your database files.
  781.                       After marking records for deletion, you must select
  782.                       this option  to physically remove them from the
  783.                       file. This option will also re-index all system
  784.                       files.
  785.  
  786.  
  787.        OPTION-4  ---  BACKUP SYSTEM DATABASE.
  788.  
  789.                       Use this option to backup your budget database
  790.                       to a floppy disk.
  791.  
  792.  
  793.        OPTION-5  ---  RESTORE SYSTEM DATABASE.
  794.  
  795.                       Use this option to restore your budget database
  796.                       from a floppy disk.
  797.  
  798.  
  799.        OPTION-6  ---  EXIT UPDATE MENU.
  800.  
  801.                       Use this option to exit the UPDATE MENU and return
  802.                       to the MAIN MENU.
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.                                    PAGE  11
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.                                      APPENDIX A
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.        BUDGET RECORD SCREEN LAYOUTS:
  836.  
  837.  
  838.  
  839.        12/31/93                JOHN J. JOHNSON                     PAGE 1
  840.  
  841.        RECORD# ______   PERIOD COVERED  01/01/94  TO  01/15/94 TOTALS = Y
  842.  
  843.                                 UPDATE SINGLE ACTIVITY: Y/N
  844.  
  845.        I N C O M E:
  846.        TITLE1       00.00     TITLE2        00.00     TITLE3        00.00
  847.        TITLE4       00.00     TITLE5        00.00     TITLE6        00.00
  848.                                                TOTAL INCOME        00.00
  849.  
  850.        E X P E N S E S:
  851.        TITLE1       00.00     TITLE2        00.00     TITLE3        00.00
  852.        TITLE4       00.00     TITLE5        00.00     TITLE6        00.00
  853.        TITLE7       00.00     TITLE8        00.00     TITLE9        00.00
  854.  
  855.  
  856.        TITLE10      00.00     TITLE11       00.00     TITLE12       00.00
  857.        TITLE13      00.00     TITLE14       00.00     TITLE15       00.00
  858.        TITLE16      00.00     TITLE17       00.00     TITLE18       00.00
  859.  
  860.  
  861.        TITLE19      00.00     TITLE20       00.00     TITLE21       00.00
  862.        TITLE22      00.00     TITLE23       00.00     TITLE24       00.00
  863.        TITLE25      00.00     TITLE26       00.00     TITLE27       00.00
  864.  
  865.  
  866.        TITLE28      00.00     TITLE29       00.00     TITLE30       00.00
  867.        TITLE31      00.00     TITLE32       00.00     TITLE33       00.00
  868.                                                 TOTAL EXPENSE       00.00
  869.  
  870.  
  871.                                                      BALANCE      000.00
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.                                    PAGE  12
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.                                      APPENDIX A
  890.  
  891.  
  892.        BUDGET RECORD SCREEN LAYOUTS:
  893.  
  894.  
  895.  
  896.        12/31/93                  JOHN J. JOHNSON                  PAGE 2
  897.  
  898.        RECORD# ______    PERIOD COVERED  01/01/94  TO  01/15/94
  899.  
  900.        DATE                      COMMENTS
  901.  
  902.        __/__/__               ___________________________________________
  903.                               ___________________________________________
  904.  
  905.        __/__/__               ___________________________________________
  906.                               ___________________________________________
  907.  
  908.        __/__/__               ___________________________________________
  909.                               ___________________________________________
  910.  
  911.        __/__/__               ___________________________________________
  912.                               ___________________________________________
  913.  
  914.        __/__/__               ___________________________________________
  915.                               ___________________________________________
  916.  
  917.        __/__/__               ___________________________________________
  918.                               ___________________________________________
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.                                    PAGE  13
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.                                      APPENDIX A
  949.  
  950.  
  951.        BUDGET RECORD SCREEN LAYOUTS:
  952.  
  953.  
  954.  
  955.        12/31/93                JOHN J. JOHNSON                    PAGE 3
  956.  
  957.        RECORD# ______    PERIOD COVERED  01/01/94  TO  01/15/94
  958.  
  959.        DATE                      COMMENTS
  960.  
  961.        __/__/__               ___________________________________________
  962.                               ___________________________________________
  963.  
  964.        __/__/__               ___________________________________________
  965.                               ___________________________________________
  966.  
  967.        __/__/__               ___________________________________________
  968.                               ___________________________________________
  969.  
  970.        __/__/__               ___________________________________________
  971.                               ___________________________________________
  972.  
  973.        __/__/__               ___________________________________________
  974.                               ___________________________________________
  975.  
  976.        __/__/__               ___________________________________________
  977.                               ___________________________________________
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.                                    PAGE  14
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.                                       APPENDIX A
  1008.  
  1009.        01/01/96               JOHN J. JOHNSON         SINGLE TRANS 1 OF 4
  1010.  
  1011.        RECORD # ______    PERIOD COVERED  01/01/96 TO 01/15/96
  1012.  
  1013.                             UPDATE MEMO FIELD:  Y/N
  1014.  
  1015.        BEGINNING BALANCE:   0000.00              ENDING BALANCE   0000.00
  1016.  
  1017.        TOTAL    0000.00      OUTSTANDING    0000.00      CLOSED   0000.00
  1018.  
  1019.        DATE  AMOUNT O SOURCE COMMENTS    DATE  AMOUNT O SOURCE  COMMENTS
  1020.  
  1021.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1022.  
  1023.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1024.  
  1025.         / /    0.00 N XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 Y XXXXXX  XXXXXXXX
  1026.  
  1027.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 Y XXXXXX  XXXXXXXX
  1028.  
  1029.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 Y XXXXXX  XXXXXXXX
  1030.  
  1031.         / /    0.00 N XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 Y XXXXXX  XXXXXXXX
  1032.  
  1033.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1034.  
  1035.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1036.  
  1037.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1038.  
  1039.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1040.  
  1041.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1042.  
  1043.         / /    0.00 Y XXXXXX XXXXXXXX     / /    0.00 N XXXXXX  XXXXXXXX
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.                                    PAGE  15
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.                                      APPENDIX A
  1067.  
  1068.  
  1069.        BUDGET SYSTEM SCREEN LAYOUTS:
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.        12/31/93                 JOHN J. JOHNSON                PAGE 1
  1074.  
  1075.                       PERIOD COVERED  01/01/94  TO  01/15/94
  1076.  
  1077.        INCOME TITLES:
  1078.          (1) _______________  (2)______________  (3) _______________
  1079.          (4) _______________  (5)______________  (6) _______________
  1080.  
  1081.        EXPENSE TITLES:
  1082.          (1) _______________  (2)______________  (3) _______________
  1083.          (4) _______________  (5)______________  (6) _______________
  1084.          (7) _______________  (8)______________  (9) _______________
  1085.  
  1086.         (10) _______________ (11)______________ (12) _______________
  1087.         (13) _______________ (14)______________ (15) _______________
  1088.         (16) _______________ (17)______________ (18) _______________
  1089.  
  1090.         (19) _______________ (20)______________ (21) _______________
  1091.         (22) _______________ (23)______________ (24) _______________
  1092.         (25) _______________ (26)______________ (27) _______________
  1093.  
  1094.         (28) _______________ (29)______________ (30) _______________
  1095.         (31) _______________ (32)______________ (33) _______________
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.                                    PAGE  16
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.                                      APPENDIX A
  1126.  
  1127.  
  1128.        BUDGET SYSTEM SCREEN LAYOUTS:
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.        12/31/93                   JOHN J. JOHNSON                 PAGE 2
  1133.  
  1134.                       PERIOD COVERED  01/01/94  TO  01/15/94
  1135.  
  1136.          DATE                      COMMENTS
  1137.  
  1138.        __/__/__               ___________________________________________
  1139.                               ___________________________________________
  1140.  
  1141.        __/__/__               ___________________________________________
  1142.                               ___________________________________________
  1143.  
  1144.        __/__/__               ___________________________________________
  1145.                               ___________________________________________
  1146.  
  1147.        __/__/__               ___________________________________________
  1148.                               ___________________________________________
  1149.  
  1150.        __/__/__               ___________________________________________
  1151.                               ___________________________________________
  1152.  
  1153.        __/__/__               ___________________________________________
  1154.                               ___________________________________________
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.                                    PAGE  17
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.                                      APPENDIX A
  1185.  
  1186.  
  1187.        BUDGET SYSTEM SCREEN LAYOUTS:
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.        12/31/93                 JOHN J. JOHNSON                   PAGE 3
  1193.  
  1194.                       PERIOD COVERED  01/01/94  TO  01/15/94
  1195.  
  1196.          DATE                      COMMENTS
  1197.  
  1198.        __/__/__               ___________________________________________
  1199.                               ___________________________________________
  1200.  
  1201.        __/__/__               ___________________________________________
  1202.                               ___________________________________________
  1203.  
  1204.        __/__/__               ___________________________________________
  1205.                               ___________________________________________
  1206.  
  1207.        __/__/__               ___________________________________________
  1208.                               ___________________________________________
  1209.  
  1210.        __/__/__               ___________________________________________
  1211.                               ___________________________________________
  1212.  
  1213.        __/__/__               ___________________________________________
  1214.                               ___________________________________________
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.                                    PAGE  18
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.                                    APPENDIX B
  1245.  
  1246.  
  1247.                               OTHER SOFTWARE AVAILABLE
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.        EASY MEMBERSHIP -  Designed to keep track of important member
  1254.                           information such as emergency contact
  1255.                           information, addresses, 20 other categories
  1256.                           including collections and expenses on a weekly
  1257.                           monthly, quarterly and yearly basics for up to
  1258.                           999,999 members or accounts. It is an
  1259.                           outstanding system for churches, households,
  1260.                           small businesses, and other organizations to
  1261.                           keep track of member's information and money
  1262.                           donated  and spent. Several reports and
  1263.                           and labels can also be printed. The exceptional
  1264.                           reports and labels includes birthday,
  1265.                           appointment, and anniversary.
  1266.  
  1267.  
  1268.        EASY MAILER     -  Use Easy Mailer to record name and addresses of
  1269.                           relatives, clients, co-workers, employees,
  1270.                           friends, organization members, etc. You can also
  1271.                           keep track of important information about each
  1272.                           member. You can display or print name and
  1273.                           address reports in alphabetical order. It will
  1274.                           print standard 3 1/2 by 15/16 name and address
  1275.                           labels. Well formatted!!
  1276.  
  1277.  
  1278.        EASY RENTER    -   Use EASY RENTER to store and retrieve renter
  1279.                           property information. With EASY RENTER you can
  1280.                           prepare management and property owner reports in
  1281.                           just minutes. Display or print year-to-date rent
  1282.                           collected, management fees, and late fees for a
  1283.                           single piece of property, a single group of
  1284.                           properties or for the entire organization. Easy
  1285.                           Renter will also print 3 1/2 by 15/16 address
  1286.                           labels. This is a GREAT SYSTEM !!
  1287.  
  1288.  
  1289.        EASY 1099       -  Use EASY 1099 to prepare and print IRS approved
  1290.                           1099 forms.
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.                                    PAGE  19
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.                                     APPENDIX C
  1303.  
  1304.                                        GLOSSARY
  1305.  
  1306.  
  1307.        ALPHA - the letters used to make words.
  1308.  
  1309.        BACKUP - to make a copy of files for future use.
  1310.  
  1311.        BROWSE - to examine in your own way.
  1312.  
  1313.        CHARACTER - any letter or symbol used in writing and printing.
  1314.  
  1315.        CREATE - to make or bring into existence.
  1316.  
  1317.        DATABASE - a collection of data.
  1318.  
  1319.        DBF - data base file.
  1320.  
  1321.        DELETE - to remove or take out.
  1322.  
  1323.        DOS - disk operating system.
  1324.  
  1325.        EDIT - to change or update.
  1326.  
  1327.        FIELD - the smallest unit in a database record.
  1328.  
  1329.        FILE - a collection of related information.
  1330.  
  1331.        FLOPPY DRIVE - a piece of hardware attached to the computer.
  1332.  
  1333.        HARD DRIVE - a piece of hardware usually located inside the
  1334.                     computer to store data.
  1335.  
  1336.        INSTALL - to place in position to be used.
  1337.  
  1338.        MENU - a detail list of options.
  1339.  
  1340.        OPTION - something that can be chosen.
  1341.  
  1342.        PROGRAM - a set of computer instructions.
  1343.  
  1344.        RECORD - a group of related fields in a database.
  1345.  
  1346.        SUB-DIRECTORY - a unit within the main unit on a storage device.
  1347.  
  1348.        SOFTWARE - a computer program.
  1349.  
  1350.        SYSTEM - a set of arrangements that forms a whole.
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.                                    PAGE  20
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.                                     APPENDIX D
  1362.  
  1363.  
  1364.       BUDGET SYSTEM NOTES:
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.  
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.                                    PAGE  21
  1416.  
  1417.  
  1418.  
  1419.  
  1420.                                      APPENDIX D
  1421.  
  1422.  
  1423.        BUDGET SYSTEM NOTES:
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.                                    PAGE  22
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.                                      APPENDIX D
  1480.  
  1481.  
  1482.        BUDGET SYSTEM NOTES:
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.                                    PAGE  23
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.  
  1538.                                      APPENDIX D
  1539.  
  1540.  
  1541.        BUDGET SYSTEM NOTES:
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.                                    PAGE  24
  1593.  
  1594.